Vedenie jednoduchého účtovníctva v Exceli je čoraz populárnejšie medzi slovenskými podnikateľmi a menšími firmami. Excel ponúka efektívne, flexibilné a cenovo dostupné riešenie pre spracovanie účtovných operácií. Jednou z najväčších výhod je plná kontrola nad účtovnými údajmi. Ak vyžadujete flexibilitu, okamžitú viditeľnosť údajov a plnú kontrolu, je táto cesta pre vás tou správnou voľbou. Tento článok sa zameriava na to, ako efektívne filtrovať dáta podľa rokov v Exceli, čo je kľúčové pre analýzu a prehľadnosť vášho účtovníctva.
Jednoduché účtovníctvo v Exceli: Základné princípy
Jednoduché účtovníctvo Excel ponúka množstvo benefitov, avšak je dôležité dodržiavať legislatívne povinnosti. Slovenská legislatíva umožňuje viesť jednoduché účtovníctvo v ľubovoľnej forme, ak sú splnené zákonom stanovené náležitosti (Zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z.z.). Na trhu existuje viacero možností, ako viesť jednoduché účtovníctvo - od špecializovaných účtovných programov až po online cloudové služby.
Správne nastavenie evidencie
Ak chcete využiť jednoduché účtovníctvo Excel naplno, najdôležitejším krokom na začiatku je správne nastavenie evidencie. Základná šablóna by nemala chýbať v žiadnej menšej firme. Pripravte si štruktúru podľa odporúčaných stĺpcov, pričom môžete pridať aj automatické sumáre po mesiacoch alebo kategóriách. Pre platiteľov DPH je kľúčové, aby Excel jednoduché účtovníctvo umožnilo oddeliť základ dane a samotnú daň. Pripravte si stĺpce na zadanie sumy bez DPH, výšky DPH aj celkovej sumy.
Odporúčané stĺpce pre jednoduché účtovníctvo v Exceli
- Dátum: Dátum účtovnej operácie.
- Popis: Stručný popis účtovnej operácie.
- Kategória: Kategória (napr. DPH (suma alebo typ - napr.
- Príjem: Suma príjmu.
- Výdavok: Suma výdavku.
- Suma bez DPH: Suma bez dane z pridanej hodnoty.
- Výška DPH: Výška dane z pridanej hodnoty.
- Celková suma: Celková suma vrátane DPH.
- Číslo dokladu: Jednoznačné číslo dokladu.
- Poznámka: Ďalšie poznámky k účtovnej operácii.
Pre lepšiu prehľadnosť si vytvorte číselný zoznam kategórií. Pre správne sledovanie cash-flow je vhodné, aby jednoduché účtovníctvo Excel jasne rozlišovalo medzi príjmami a výdavkami. Najčastejšie sa to realizuje pomocou samostatných stĺpcov - v jednom riadku je vždy zapísaná buď suma v stĺpci Príjem, alebo Výdavok (druhý stĺpec je vtedy nulový).
Prispôsobenie tabuľky vlastným potrebám
Jedným z najväčších benefitov, ktoré jednoduché účtovníctvo Excel ponúka, je možnosť prispôsobiť si tabuľku vlastným potrebám. Pridajte stĺpce na poznámky, interné projekty alebo použite rôzne farebné označenia pre lepšiu orientáciu.
Prečítajte si tiež: Návod na Excel 2007: Rýchly filter
Filtrovanie dát podľa rokov v Exceli
Ak vaša Excel jednoduchá účtovná tabuľka obsahuje stovky alebo tisíce záznamov, oceníte automatický filter (Ctrl + Shift + L) priamo nad stĺpcami. Automatický filter je silný nástroj, ktorý umožňuje rýchlo a efektívne filtrovať dáta podľa rôznych kritérií, vrátane rokov.
Ako aktivovať a používať automatický filter
- Označte hlavičku tabuľky: Kliknite na prvú bunku s hlavičkou tabuľky a potiahnite myšou, aby ste označili všetky hlavičky stĺpcov.
- Aktivujte filter: Stlačte klávesovú skratku
Ctrl + Shift + Lalebo prejdite na záložku "Dáta" (Data) v Exceli a kliknite na ikonu "Filter". - Filtrovanie podľa roku:
- Kliknite na šípku v hlavičke stĺpca "Dátum".
- Zrušte začiarknutie možnosti "Vybrať všetko" (Select All).
- Rozbaľte zoznam rokov a začiarknite rok, ktorý chcete zobraziť.
- Kliknite na "OK".
Excel zobrazí iba riadky, ktoré zodpovedajú vybranému roku.
Pokročilé filtrovanie dátumov
Excel ponúka aj pokročilé možnosti filtrovania dátumov, ktoré umožňujú filtrovať dáta podľa mesiacov, štvrťrokov alebo vlastných dátumových rozsahov.
- Kliknite na šípku v hlavičke stĺpca "Dátum".
- Vyberte možnosť "Filtre dátumov" (Date Filters).
- Vyberte požadovanú možnosť:
- Tento rok (This Year): Zobrazí dáta za aktuálny rok.
- Minulý rok (Last Year): Zobrazí dáta za minulý rok.
- Medzi (Between): Umožňuje zadať vlastný dátumový rozsah.
- Všetky dátumy v období (All Dates in Period): Umožňuje filtrovať podľa mesiacov, štvrťrokov alebo rokov.
Vlastné filtre dátumov
Ak potrebujete filtrovať dáta podľa zložitejších kritérií, môžete použiť vlastné filtre dátumov.
- Kliknite na šípku v hlavičke stĺpca "Dátum".
- Vyberte možnosť "Filtre dátumov" (Date Filters).
- Vyberte možnosť "Vlastný filter" (Custom Filter).
- Zadajte podmienky filtrovania: V dialógovom okne môžete zadať podmienky pre filtrovanie dátumov, napríklad "väčšie ako" alebo "menšie ako" určitý dátum.
Ďalšie užitočné funkcie Excelu pre jednoduché účtovníctvo
Úspešné a jednoduché účtovníctvo Excel nespočíva iba v správnom nastavení tabuľky, ale aj v využívaní silných funkcií a možností samotného Excelu.
Prečítajte si tiež: Olejový filter pre BMW E87
Automatizácia výpočtov
Jednou z veľkých výhod, ktorú Excel jednoduché účtovníctvo prináša, je možnosť automatizovať všetky základné výpočty. Vyhnite sa zdĺhavému ručnému sčítaniu príjmov a výdavkov - vďaka funkcii =SUMIF() alebo =SUMIFS() získate mesačné, kvartálne či ročné súčty bez nutnosti kopírovať údaje.
=SUMIF(rozsah, kritérium, [súčet_rozsah]): Sčíta bunky v zadanom rozsahu, ktoré spĺňajú dané kritérium.=SUMIFS(súčet_rozsah, rozsah_kritéria1, kritérium1, [rozsah_kritéria2, kritérium2], ...): Sčíta bunky v zadanom rozsahu, ktoré spĺňajú viacero kritérií.
Overenie údajov (Data Validation)
Pre správnosť údajov v jednoduchej účtovnej evidencii Excel odporúčame využiť nástroj „Overenie údajov“ (Data Validation). Pomocou rozbaľovacích zoznamov pri kategóriách, typoch DPH alebo partnery minimalizujete preklepy a rozdielne zápisy.
Ochrana hárka (Protect Sheet)
Jednoduché účtovníctvo Excel obsahuje často dôverné a dôležité informácie. Na ich ochranu môžete ľahko uzamknúť citlivé listy alebo bunky cez funkciu „Ochrana hárka“ (Protect Sheet) a nastaviť heslo. Takto zabránite neúmyselnému prepísaniu vzorcov či dôležitých údajov - najmä ak na účtovníctve spolupracujete s viacerými osobami vo firme.
Rozdelenie tabuľky do viacerých listov
Prelomte veľkú tabuľku do viacerých listov (napr.
Časté chyby a ako sa im vyhnúť
Vedenie jednoduchého účtovníctva v Exceli je skvelým riešením pre mnohé slovenské firmy, no zároveň so sebou prináša určité riziká súvisiace s chybami a nesprávnou evidenciou.
Prečítajte si tiež: Zdravé vysávanie s HEPA filtrom
Nejednotná štruktúra a chaotické zadávanie údajov
Jednou z najväčších chýb v jednoduchom účtovníctve Excel je nejednotná štruktúra tabuľky či chaotické zadávanie údajov. Odporúčame zadefinovať si štruktúru podľa odporúčaných stĺpcov ešte pred začiatkom evidencie a každý nový zápis zadávať v rovnakom formáte. Premýšľajte aj nad použitím rozbaľovacích zoznamov a validácie údajov, vďaka čomu minimalizujete preklepy a nesprávne kategorizácie.
Ručné sčítavanie položiek a výpočty
Ďalšou častou chybou je ručné sčítavanie položiek, výpočty zostatku alebo DPH. Excel je pritom postavený na automatických vzorcoch, ktoré dokážu tieto úkony urobiť za vás presne a bez rizika omylu. Vo vašom jednoduchom účtovníctve Excel využívajte funkcie =SUMIF, =SUMIFS, =COUNTIF či =VLOOKUP na rýchlu kontrolu údajov alebo tvorbu sumarizačných tabuliek.
Nedostatočné zálohovanie dát
Dáta v jednoduchej excelovskej evidencii patria medzi najdôležitejšie interné zdroje firmy. Pre bezpečné jednoduché účtovníctvo Excel je preto pravidelné zálohovanie na externé úložiská alebo cloudové služby absolútnou nevyhnutnosťou.
Chýbajúca evidencia čísiel dokladov a príloh
Ak chýba systematická evidencia čísiel dokladov, príloh a scanov, vaše jednoduché účtovníctvo v Exceli nemusí obstáť v prípade kontroly alebo potreby rýchleho dohľadania účtovných operácií. Preto odporúčame každému dokladu priradiť jednoznačné číslo, kategorizovať ho v samostatnom stĺpci a pripojiť poznámku, účel či prelink na scan dokumentu, ak je to možné.
Nedodržiavanie legislatívy
Nezabúdajte na rešpektovanie legislatívy - vaša evidencia musí kedykoľvek preukázať pôvod každého záznamu, príjmu aj výdavku. Raz ročne vykonajte tzv. Kvôli jednoduchosti vedenia nesmiete zabudnúť, že excelovská evidencia má spĺňať všetky náležitosti podľa Zákona o účtovníctve SR.