Microsoft Excel je jedným z najpoužívanejších programov na svete. Už od prvej verzie od roku 1993 má dominantné postavenie na Slovensku, ale aj celosvetovom trhu. Tento rozsiahly nástroj ponúka široké spektrum funkcií, od jednoduchých tabuliek až po zložité výpočty a analýzy. Excel sa stal neoddeliteľnou súčasťou mnohých kancelárskych prostredí a priemyselných odvetví vďaka svojej univerzálnosti, rozsiahlym funkciám a možnosti prispôsobiť sa rôznym potrebám. Tento článok vám poskytne podrobný prehľad o tom, ako efektívne používať Excel 2007, so zameraním na rýchly filter a ďalšie užitočné funkcie.
Základná terminológia a prostredie Excelu
Predtým, než sa ponoríme do pokročilejších funkcií, je dôležité porozumieť základnej terminológii a prostrediu Excelu.
Hárky, stĺpce, riadky a bunky
Excel pracuje s pracovnými hárkami, ktoré sú usporiadané do stĺpcov a riadkov. Priesečníky stĺpcov a riadkov sa nazývajú bunky. Bunky sú základným stavebným kameňom Excelu, pretože v nich uchovávame údaje, vzorce alebo iné funkcie. Každý zošit Excelu môže obsahovať viacero pracovných hárkov, čo umožňuje efektívnejšie organizovanie údajov.
Panel s nástrojmi rýchly prístup
Panel s nástrojmi rýchly prístup je umiestnený v hornej časti okna Excelu a obsahuje niekoľko ikon, ktoré vám dokážu urýchliť a zjednodušiť prácu. Medzi najčastejšie používané ikony patrí tlačidlo "Späť", ktoré zruší poslednú akciu, a ikona "Uložiť", ktorá uloží súbor, s ktorým pracujete. Na tento panel si môžete pripnúť aj ďalšie nástroje, ktoré sa nenachádzajú na paneli s nástrojmi a mať ich tak hneď po ruke.
Karta Hárku
Používateľ by mal poznať každý používateľ programu Excel, ako použiť pracovné hárky. Ak chcete premenovať kartu hárku, dvakrát kliknite na kartu hárku a zadajte nové meno. Taktiež je možné hárok Presunúť alebo Kopírovať, prípadne Odstrániť.
Prečítajte si tiež: Účtovníctvo v Exceli: Ako filtrovať dáta podľa roku
Manipulácia so stĺpcami a riadkami
Veľmi jednoducho môžete vložiť alebo odstrániť stĺpec, či riadok. Ak chcete vybrať stĺpec alebo riadok, umiestnite kurzor myši nad písmená stĺpcov alebo čísla riadkov. Pre vloženie alebo odstránenie kliknite pravým tlačidlom myši.
Ak potrebujete zmeniť šírku stĺpca alebo výšku riadku, umiestnite kurzor myši na okraj stĺpca alebo riadku, až kým sa nezobrazí malá šípka. Potom podržte tlačidlo myši a potiahnite okraj stĺpca alebo riadku na požadovanú šírku alebo výšku.
Formátovanie buniek
Formátovanie buniek je kľúčové pre zobrazenie vašich údajov prehľadne a zrozumiteľne. Excel ponúka široké spektrum možností formátovania na domovskej stránke.
Formátovanie čísel a dátumov
Excel dokáže automaticky rozpoznať rôzne typy údajov, ako sú čísla, dátumy a text. Ak napríklad napíšete "14.12.2021", program to vyhodnotí ako dátum. Ak program nerozpozná formát automaticky, môžete ho zmeniť manuálne.
Môžete jednoduché čísla zmeniť na desatinné čísla a program ponúka množstvo spôsobov formátovania čísel. Ak zadáte dátum ako "8/12/21", automaticky sa naplní ako "streda 8.".
Prečítajte si tiež: Škoda Octavia 1 - termostat
Automatické dopĺňanie
Excel ponúka funkciu automatického dopĺňania, ktorá vám ušetrí množstvo času. Ak napríklad zadáte prvý deň v týždni (napr. pondelok) a potiahnete bunku nadol, Excel automaticky doplní ďalšie dni v týždni.
Vzorce a funkcie
Excel ponúka stovky vstavaných funkcií, ktoré pokrývajú oblasti ako matematika, štatistika, financie, textová analýza a logické výpočty. Vzorce a funkcie sú základom pre vykonávanie rôznych výpočtov a analýz v Exceli.
Jednoduchá funkcia SUM
Jednou z najpoužívanejších funkcií je funkcia SUM, ktorá slúži na sčítanie hodnôt v bunkách. Kliknutím na tlačidlo sa automaticky vloží suma.
Vzorce DAX
Vzorce DAX môžu vykonávať zložité výpočty, ktoré zahŕňajú vlastné agregácie, filtrovanie a používanie podmienených hodnôt. Funkcie CALCULATE a CALCULATETABLE sú výkonné flexibilné funkcie, ktoré sú užitočné pri definovaní vypočítavaných polí. Tieto funkcie umožňujú zmeniť kontext, v ktorom sa bude výpočet vykonávať. Môžete tiež prispôsobiť typ agregácie alebo matematickej operácie, ktorá sa má vykonať. Vo väčšine miest, kde funkcia DAX vezme tabuľku ako argument, môžete zvyčajne namiesto toho odovzdať filtrovanú tabuľku pomocou funkcie FILTER namiesto názvu tabuľky alebo zadaním výrazu filtra ako jedného z argumentov funkcie. Nasledujúce témy obsahujú príklady vytvárania filtrov a vplyvu filtrov na výsledky vzorcov.
Logické funkcie
Na to, aby ste mohli použiť logické funkcie, NEpotrebujete logické myslenie. Je však potrebné poznať logické podmienky, ktoré sme už preberali v prvej lekcii, t.j. vzorce so znamienkami >, < alebo =. V lekcii sa naučíte tieto vzorce použiť v logických funkciách.
Prečítajte si tiež: Olejový filter pre BMW E87
Šablóny
Excel ponúka množstvo preddefinovaných šablón, ktoré vám ušetria čas a námahu pri vytváraní tabuliek. Ak chcete použiť šablónu, kliknite na "Súbor" a potom na "Nový". Vyberte si šablónu, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Môžete si vybrať napríklad šablóny na spracovanie finančných správ a súvah. V rozbaľovacom okne skontrolujte jej popis a veľkosť sťahovania.
Rýchly filter
Rýchly filter je jednou z najužitočnejších funkcií v Exceli, ktorá vám umožňuje rýchlo a jednoducho filtrovať údaje v tabuľke.
Ako používať rýchly filter
- Vyberte oblasť údajov: Označte oblasť buniek, ktorú chcete filtrovať.
- Aplikujte filter: Na karte "Údaje" kliknite na tlačidlo "Filter". V záhlaví každého stĺpca sa zobrazí rozbaľovacia šípka.
- Filtrovanie údajov: Kliknite na rozbaľovaciu šípku v stĺpci, podľa ktorého chcete filtrovať. Môžete vybrať konkrétne hodnoty, ktoré chcete zobraziť, alebo použiť rôzne kritériá filtrovania, ako napríklad "Rovná sa", "Väčšie ako", "Obsahuje" atď.
Príklad použitia rýchleho filtra
Predpokladajme, že máte tabuľku so zoznamom zákazníkov, ich objednávkami a dátumami objednávok. Pomocou rýchleho filtra môžete napríklad:
- Zobraziť len zákazníkov z určitého mesta.
- Zobraziť len objednávky z určitého obdobia.
- Zobraziť len objednávky s určitou hodnotou.
Horný filter
Funkcie v Exceli môžete použiť na vytvorenie horného filtra. V kontingenčnej tabuľke môžete vybrať aj niekoľko najvyšších alebo posledných hodnôt. Prvá časť tejto časti popisuje, ako filtrovať prvých 10 položiek v kontingenčnej tabuľke. Môžete vytvoriť vzorec, ktorý dynamicky zoraďuje hodnoty, a potom filtrovať podľa hodnôt poradia alebo použiť hodnotu poradia ako rýchly filter. Horný filter v Exceli sa jednoducho používa, ale filter slúži výlučne na účely zobrazenia. Ak sa údaje, z ktorých vychádza kontingenčná tabuľka, zmenia, zmeny sa zobrazia až po manuálnom obnovení kontingenčnej tabuľky. Vzorec DAX je výkonnejší. Navyše pridaním hodnoty poradia do rýchleho filtra stačí kliknúť na rýchly filter a zmeniť tak počet zobrazených najvyšších hodnôt. Zadajte počet najvyšších alebo posledných hodnôt, ktoré chcete zobraziť.
Power Query: Efektívne získavanie a transformácia údajov
Power Query je nástroj, ktorý umožňuje automatizované získavanie údajov z ľubovoľného zdroja, od databáz až po webové stránky. Tento nástroj je odpoveďou pre všetkých analytikov na problémy s importovaním a spracovaním údajov.
Získavanie údajov z rôznych zdrojov
Power Query vie importovať údaje z databázy, pričom podporuje všetky hlavné typy relačných databáz bez potreby inštalácie ODBC ovládačov. Vie importovať údaje zo súborov a to nielen textových, ale vie použiť aj xlsx ako zdroj údajov. Vie ťahať údaje z tabuliek umiestnených na webových stránkach. Vie získavať údaje ako je zoznam užívateľov domény.
Editor Power Query
Najsilnejšia stránka Power Query je editor, ktorý umožňuje nakonfigurovať ako sa má Excel pri importovaní správať. Nejde o editor reálnych údajov. Je to editor skriptovacieho jazyka M (M language), ktorý vytvára importovací skript, aplikovaný na zdroj pri každej aktualizácií údajov. Akékoľvek zmeny vykonané v editore, ako je napr. odstránenie stĺpcov, filtrovanie riadkov alebo spracovanie textovej hodnoty v stĺpci sú zaznamenané ako kroky do importovacieho skriptu, ktoré sú vykonané priamo pri importe. Toto umožňuje analyzovať údaje priamo v kontingenčnej tabuľke, bez potreby ich importovania len kvôli dodatočnému spracovaniu.
Príklad použitia Power Query
Predstavte si tabuľku, v ktorej prepočítavate ceny z eur na libry alebo doláre. Pre praktickú každodennú prácu s tabuľkou potrebujete aktualizovať kurz dolára k euru na denno-dennej báze, ideálne bez užívateľského vstupu. Práve tu vieme využiť Power Query. Stačí si nájsť webovú stránku, ktorá každý deň zobrazuje aktuálny kurz napr. www.nbs.sk . Stránku použijeme ako zdroj údajov pre Power Query. V okne spojenia vyberieme správnu tabuľku na stránke. V okne Power Query nastavíme výber požadovaných údajov. Na záver exportujeme naše údaje do danej bunky. Táto metóda sa dá využiť na veľkú väčšinu webových stránok.
Transformácia dát z kontingenčnej tabuľky
Niekedy nedostanete dáta zrovna v peknom formáte. A niekedy už ani omylom v použiteľnom formáte. Typický príklad je taký, keď vám niekto pošle dáta vo formáte kontingenčnej tabuľky, kde jednotlivé stĺpce na analýzu sú v riadkoch aj stĺpcoch tabuľky. Čo je fajn, keď máte kontingenčku, ale už nie až tak fajn, ak to chcete analyzovať a spájať s ostatnými dátami. Tam vidíte, že sú tam obraty pre jednotlivých obchodníkov po rokoch. A my by sme potrebovali teraz dostať tie roky zo stĺpcov do riadkov, aby sme to mohli spájať v PowerPivote napr. s plánovacou tabuľkou, a vyhodnocovať plnenie plánu.
Kontingenčné tabuľky
Kontingenčné tabuľky sú výkonný nástroj na sumarizáciu a analýzu veľkého množstva údajov. Umožňujú vám rýchlo vytvárať prehľady a zisťovať trendy v údajoch.
Ako vytvoriť kontingenčnú tabuľku
- Vyberte oblasť údajov: Označte oblasť buniek, z ktorej chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku.
- Vytvorte tabuľku: Na karte "Vložiť" kliknite na tlačidlo "Kontingenčná tabuľka".
- Usporiadajte polia: V okne kontingenčnej tabuľky presuňte polia (stĺpce z vašej tabuľky) do oblastí "Riadky", "Stĺpce", "Hodnoty" a "Filtre".
Príklad použitia kontingenčnej tabuľky
Predpokladajme, že máte tabuľku s údajmi o predaji, ktorá obsahuje informácie o produktoch, zákazníkoch, dátumoch predaja a množstvách predaných produktov. Pomocou kontingenčnej tabuľky môžete napríklad:
- Zistiť, ktoré produkty sa predávajú najlepšie.
- Zistiť, ktorí zákazníci nakupujú najviac.
- Zistiť, ako sa predaj vyvíja v čase.