Komplexný návod na filtrovanie riadkov a stĺpcov v Exceli

Excel je mocný nástroj na prácu s dátami, ktorý ponúka široké spektrum funkcií na ich efektívne spracovanie a analýzu. Jednou z kľúčových funkcií je filtrovanie, ktoré umožňuje rýchlo a jednoducho extrahovať relevantné informácie z rozsiahlych dátových súborov. Tento článok poskytuje podrobný návod na filtrovanie riadkov a stĺpcov v Exceli, s dôrazom na rôzne metódy a techniky, vrátane rozšíreného filtrovania a podmieneného formátovania.

Úvod do filtrovania v Exceli

Filtrovanie v Exceli je proces, ktorý umožňuje zobraziť len tie riadky, ktoré spĺňajú určité kritériá, pričom ostatné riadky sú skryté. Táto funkcia je neoceniteľná pri práci s rozsiahlymi dátovými súbormi, kde je potrebné rýchlo identifikovať a extrahovať špecifické informácie. Excel ponúka rôzne spôsoby filtrovania, od jednoduchých automatických filtrov až po pokročilé rozšírené filtre s komplexnými kritériami.

Základné filtrovanie

Základné filtrovanie v Exceli je jednoduché a intuitívne. Umožňuje rýchlo filtrovať údaje v stĺpcoch na základe jednoduchých kritérií, ako sú textové hodnoty, číselné hodnoty alebo dátumy.

Postup:

1. Kliknite na bunku v rozsahu zoznamu, ktorý chcete filtrovať.
2. Na karte Údaje kliknite na tlačidlo Filter.
3. V záhlaví každého stĺpca sa zobrazí rozbaľovacia šípka. Kliknutím na túto šípku otvoríte ponuku filtra.
4. V ponuke filtra môžete vybrať kritériá filtrovania, napríklad "Rovná sa", "Začína sa na", "Väčšie ako" atď.
5. Zadajte hodnotu alebo kritérium, podľa ktorého chcete filtrovať.
6. Excel zobrazí len tie riadky, ktoré spĺňajú zadané kritériá.

Rozšírené filtrovanie

Rozšírené filtrovanie je pokročilejšia technika, ktorá umožňuje filtrovať údaje na základe komplexnejších kritérií. Na rozdiel od základného filtrovania, rozšírené filtrovanie vyžaduje definovanie rozsahu kritérií v hárku.

Princíp rozšíreného filtrovania:

Rozšírené kritériá sa zadávajú do samostatného rozsahu kritérií v hárku, ktorý sa nachádza nad rozsahom buniek alebo tabuľkou, ktorú chcete filtrovať. Dôležité je ponechať aspoň tri prázdne riadky nad rozsahom zoznamu, ktorý sa použije ako rozsah kritérií. Rozsah kritérií musí obsahovať menovky stĺpcov, ktoré zodpovedajú menovkám stĺpcov v rozsahu zoznamu.

Prečítajte si tiež: Návod na Excel 2007: Rýchly filter

Postup:

1. Príprava rozsahu kritérií:
   • Vložte aspoň tri prázdne riadky nad rozsah zoznamu.
   • Do prvého riadka rozsahu kritérií skopírujte menovky stĺpcov z rozsahu zoznamu.
   • Do riadkov pod menovkami stĺpcov zadajte kritériá, ktoré majú byť splnené.
2. Aktivácia rozšíreného filtra:
   • Kliknite na bunku v rozsahu zoznamu.
   • Na karte Údaje kliknite na tlačidlo Rozšírené v skupine Zoradiť a filtrovať.
3. Nastavenie parametrov filtra:
   • V dialógovom okne Rozšírený filter vyberte možnosť Filtrovať zoznam na mieste alebo Kopírovať do inej oblasti.
   • V poli Rozsah zoznamu zadajte odkaz na rozsah zoznamu, ktorý chcete filtrovať.
   • V poli Rozsah kritérií zadajte odkaz na rozsah kritérií vrátane menoviek kritérií.
   • Ak ste vybrali možnosť Kopírovať do inej oblasti, zadajte odkaz na oblasť, do ktorej chcete prilepiť filtrované riadky, do poľa Kopírovať do. Ak chcete spresniť, ktoré stĺpce sa majú skopírovať, skopírujte menovky požadovaných stĺpcov do prvého riadka oblasti, do ktorej chcete prilepiť filtrované riadky, a pri filtrovaní zadajte odkaz na kopírované menovky stĺpcov do poľa Kopírovať do.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Príklady použitia rozšíreného filtrovania:

• Vyhľadávanie riadkov, ktoré spĺňajú viaceré kritériá pre jeden stĺpec: Zadajte kritériá priamo pod sebou do samostatných riadkov v rozsahu kritérií.
• Vyhľadávanie riadkov, ktoré spĺňajú viaceré kritériá vo viacerých stĺpcoch:
  • Ak musia byť všetky kritériá pravdivé: Napíšte všetky kritériá do toho istého riadka rozsahu kritérií.
  • Ak ľubovoľné kritérium môže byť pravdivé: Zadajte kritériá do rôznych stĺpcov a riadkov rozsahu kritérií.
• Vyhľadávanie riadkov, ktoré spĺňajú viacero množín kritérií:
  • Ak každá množina obsahuje kritériá pre jeden stĺpec: Zadajte viacero stĺpcov s rovnakým nadpisom.
  • Ak každá množina obsahuje kritériá pre viaceré stĺpce: Zadajte každú množinu kritérií do iného stĺpca a riadka.
• Použitie vypočítavaných kritérií: Ako kritérium je možné použiť vypočítavanú hodnotu, ktorá je výsledkom vzorca. Nepoužívajte menovku stĺpca ako menovku kritérií. Buď nechajte menovku kritérií prázdnu, alebo použite menovku, ktorá nie je zhodná s menovkou stĺpca v rozsahu zoznamu. Ak použijete vo vzorci označenie stĺpca namiesto relatívneho odkazu na bunky alebo názvu rozsahu, Excel zobrazí v bunke, ktorá obsahuje kritérium, chybovú hodnotu - napríklad #NÁZOV? alebo #HODNOTA!

Použitie operátorov a vzorcov:

Pri definovaní kritérií v rozsahu kritérií môžete použiť rôzne operátory na porovnanie dvoch hodnôt. Keďže znamienko rovnosti (=) sa používa na označenie vzorca, ak zadáte text alebo hodnotu do bunky Excel, vyhodnotí zadané položky. Môže to však spôsobiť neočakávané výsledky filtrovania. Ak chcete vyhľadať riadky obsahujúce textovú hodnotu v stĺpci, ktorý sa začína určitými znakmi, zadajte tieto znaky bez znamienka rovnosti (=).

Filtrovanie dátumov

Excel ponúka špeciálne funkcie pre filtrovanie dátumov, ktoré umožňujú jednoducho extrahovať údaje za určité obdobie, napríklad za posledný týždeň, mesiac alebo rok.

Príklad: Filtrovanie víkendových alebo pracovných dní

Pre filtrovanie len víkendových alebo len pracovných dní môžete využiť viacero spôsobov:

1. Pomocný stĺpec: Vytvorte pomocný stĺpec, kde bude informácia o tom, či je dátum pracovným alebo víkendovým dňom. Použite funkciu WEEKDAY na zistenie, na aký deň daný dátum pripadá (pondelok = 1, utorok = 2, …, nedeľa = 7).
2. Podmienené formátovanie: Využite podmienené formátovanie na zafarbenie víkendových dátumov.
3. Rozšírený filter: Pripravte si kritériá mimo filtrovanej tabuľky. Použite funkciu WEEKDAY a OR na vytvorenie vzorca, ktorý vráti TRUE pre víkendové dni a FALSE pre pracovné dni. Hlavička kritérií musí ostať prázdna.

Zvýraznenie aktívnej bunky

Pri práci s rozsiahlymi tabuľkami môže byť niekedy ťažké zorientovať sa a sledovať, v ktorom riadku sa nachádza aktívna bunka. Excel ponúka možnosť zvýraznenia aktívneho riadka pomocou podmieneného formátovania alebo VBA kódu.

Použitie VBA kódu:

1. Stlačte klávesy Alt + F11 na otvorenie editora VBA.
2. V okne Project (ak nie je viditeľné, stlačte Ctrl + R) kliknite pravým tlačidlom myši na názov zošita a vyberte možnosť Insert > Module.
3. Do modulu vložte nasledujúci kód:

Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range) Static OldRow As Long If OldRow > 0 Then Rows(OldRow).Interior.ColorIndex = xlNone End If Target.EntireRow.Interior.ColorIndex = 6 'Žltá farba OldRow = Target.RowEnd Sub

Tento kód zabezpečí prepočítanie zošita pri zmene aktívnej bunky a zvýrazní celý riadok, v ktorom sa nachádza aktívna bunka.

Prečítajte si tiež: Účtovníctvo v Exceli: Ako filtrovať dáta podľa roku

Filtre zostavy v kontingenčných tabuľkách

Pomocou filtra zostavy môžete v kontingenčnej tabuľke rýchlo zobraziť inú množinu hodnôt. Položky vybraté vo filtri sa zobrazia v kontingenčnej tabuľke a nevybraté položky budú skryté. Ak chcete vytvoriť viacero filtrov zostavy, opakujte tento krok. Ak chcete zmeniť poradie polí, v oblasti Filtre môžete polia buď presunúť na požadované miesto, alebo po dvojitom kliknutí na pole vybrať možnosť Presunúť nahor alebo Presunúť nadol. Ak chcete zobraziť filtre zostáv v stĺpcoch zľava doprava, vyberte možnosť položku Ponad, potom dole. Začiarknite políčka vedľa položiek, ktoré chcete zobraziť v zostave.

Tipy a triky

• Pomenovanie rozsahov: Môžete definovať názov pre rozsah kritérií, rozsah zoznamu a oblasť, kam chcete prilepiť riadky. Napríklad, rozsah kritérií môžete nazvať "Kritériá", rozsah zoznamu "Databáza" a oblasť pre kopírovanie "Extrahovať". Odkaz na rozsah sa potom automaticky zobrazí v poliach dialógového okna Rozšírený filter.
• Kopírovanie filtrovaných riadkov: Keď kopírujete filtrované riadky do inej oblasti, môžete spresniť, ktoré stĺpce sa majú skopírovať. Pred filtrovaním skopírujte menovky požadovaných stĺpcov do prvého riadka oblasti, do ktorej chcete prilepiť filtrované riadky. Pri filtrovaní zadajte odkaz na kopírované menovky stĺpcov do poľa Kopírovať do.
• Odstránenie filtra: Odstránením filtra môžete znova zobraziť skryté položky.

Prečítajte si tiež: Olejový filter pre BMW E87

tags: #excel #filter #riadky #stlpce