Excel je mocný nástroj na prácu s dátami a jednou z jeho kľúčových funkcionalít je filtrovanie. Filtrovanie umožňuje zobraziť len tie riadky, ktoré spĺňajú určité kritériá, čo je neoceniteľné pri analýze rozsiahlych dátových súborov. V tomto článku sa zameriame na rozšírený filter, ktorý ponúka pokročilejšie možnosti filtrovania v porovnaní so štandardným automatickým filtrom.
Úvod do filtrovania v Exceli
Filtrovanie v Exceli umožňuje rýchlo a efektívne extrahovať relevantné informácie z rozsiahlych dátových súborov. Či už potrebujete nájsť konkrétnych študentov v zozname, identifikovať predaje v určitom rozsahu alebo analyzovať iné dáta na základe špecifických kritérií, filtrovanie je kľúčovým nástrojom.
Automatický filter vs. Rozšírený filter
Excel ponúka dva hlavné typy filtrovania:
- Automatický filter: Jednoduchý a rýchly spôsob filtrovania, ktorý sa aktivuje cez ÚDAJE / FILTER / AUTOMATICKÝ FILTER. V bunkách názvov polí sa objavia šípky, pomocou ktorých môžete vyberať kritériá filtrovania.
- Rozšírený filter: Pokročilejší nástroj, ktorý umožňuje definovať zložitejšie kritériá filtrovania pomocou samostatnej tabuľky - oblasti kritérií.
Rozšírený filter sa od automatického filtra líši v niekoľkých kľúčových aspektoch:
- Namiesto ponuky automatického filtra zobrazuje dialógové okno Rozšírený filter.
- Kritériá sa zadávajú do samostatného rozsahu kritérií v rámci hárka a nad rozsah buniek alebo tabuľku, ktorú chcete filtrovať.
- Umožňuje filtrovať dáta na základe viacerých kritérií súčasne.
- Umožňuje kopírovať prefiltrované dáta na iné miesto.
Príprava dát a oblasti kritérií
Pred použitím rozšíreného filtra je potrebné pripraviť dáta a oblasť kritérií.
Prečítajte si tiež: Návod na Excel 2007: Rýchly filter
Dáta (Zoznam): Dátový súbor, ktorý chcete filtrovať, musí byť usporiadaný v tabuľke s hlavičkou (názvy stĺpcov). Každý riadok predstavuje jeden záznam a každý stĺpec predstavuje pole.
Oblasť kritérií: Toto je pomocná tabuľka, kde definujete kritériá filtrovania. Musí obsahovať:
- Hlavičku: Názvy polí (stĺpcov), ktorých sa kritériá týkajú. Tieto názvy musia presne zodpovedať názvom stĺpcov v dátovej tabuľke.
- Kritériá: Pod hlavičkou zadajte kritériá, ktoré majú byť splnené.
Pravidlá pre oblasť kritérií:
- Oblasť kritérií by mala byť umiestnená nad dátovou tabuľkou.
- Medzi oblasťou kritérií a dátovou tabuľkou by mali byť aspoň tri prázdne riadky.
- Podmienky vedľa seba v oblasti kritérií sú spájané spojkou "SÚČASNE" (AND). To znamená, že musia byť splnené všetky podmienky v danom riadku.
- Podmienky pod sebou v oblasti kritérií sú spájané spojkou "ALEBO" (OR). To znamená, že musí byť splnená aspoň jedna z podmienok v rôznych riadkoch.
- Ak chcete vyhľadať riadky, ktoré spĺňajú viaceré kritériá vo viacerých stĺpcoch, pričom ľubovoľné kritériá môžu byť pravdivé, zadajte kritériá do rôznych stĺpcov a riadkov rozsahu kritérií.
- Ak chcete nájsť riadky, ktoré spĺňajú viaceré množiny kritérií, kde každá množina obsahuje kritériá pre jeden stĺpec, zadajte viacero stĺpcov s rovnakým nadpisom.
- Ak chcete nájsť riadky, ktoré spĺňajú viaceré množiny kritérií, kde každá množina obsahuje kritériá pre viaceré stĺpce, zadajte každú množinu kritérií do iného stĺpca a riadka.
Ako použiť rozšírený filter: Krok za krokom
Vyberte oblasť dát: Kliknite na ľubovoľnú bunku v dátovej tabuľke.
Otvorte dialógové okno Rozšírený filter: Prejdite na ÚDAJE / FILTER / ROZŠÍRENÝ FILTER.
Nastavte parametre:
Prečítajte si tiež: Účtovníctvo v Exceli: Ako filtrovať dáta podľa roku
Oblasť zoznamu (List range): Excel by mal automaticky rozpoznať rozsah vašej dátovej tabuľky. Ak nie, manuálne vyberte celú tabuľku vrátane hlavičky.
Oblasť kritérií (Criteria range): Vyberte rozsah buniek, ktorý tvorí vašu oblasť kritérií, vrátane hlavičky.
Akcia (Action):
- Filtrovať zoznam na mieste (Filter the list, in-place): Filtruje dáta priamo v pôvodnej tabuľke, skryje riadky, ktoré nespĺňajú kritériá.
- Kopírovať na iné miesto (Copy to another location): Skopíruje prefiltrované dáta na iné miesto v hárku. Ak vyberiete túto možnosť, musíte zadať aj cieľovú oblasť do poľa Kopírovať do (Copy to). Pred filtrovaním môžete skopírovať menovky požadovaných stĺpcov do prvého riadka oblasti, do ktorej chcete prilepiť filtrované riadky. Pri filtrovaní zadajte odkaz na kopírované menovky stĺpcov do poľa Kopírovať do.
Kliknite na OK: Excel aplikuje filter a zobrazí len tie riadky, ktoré spĺňajú definované kritériá.
Príklady použitia rozšíreného filtra
Príklad 1: Filtrovanie študentov podľa ročníka a priemeru
Predpokladajme, že máte tabuľku so zoznamom študentov, ktorá obsahuje stĺpce "Meno", "Priezvisko", "Ročník" a "Priemer". Chcete zobraziť len študentov 2. a 3. ročníka s priemerom od 1,00 do 2,00.
Prečítajte si tiež: Ako filtrovať riadky a stĺpce v Exceli
Vytvorte oblasť kritérií:
Ročník Priemer 2 >=1,00 3 <=2,00 Nastavte Rozšírený filter:
- Oblasť zoznamu: Celá tabuľka so študentmi.
- Oblasť kritérií: Rozsah buniek obsahujúci oblasť kritérií (napr.
$I$1:$K$3, ak je oblasť kritérií umiestnená v stĺpcoch I až K a riadkoch 1 až 3). - Akcia: Filtrovať zoznam na mieste alebo Kopírovať na iné miesto.
Príklad 2: Filtrovanie chlapcov narodených v roku 1983 alebo dievčat narodených v máji 1984
Predpokladajme, že máte tabuľku so zoznamom osôb, ktorá obsahuje stĺpce "Pohlavie" a "Dátum narodenia". Chcete vyfiltrovať len chlapcov narodených v roku 1983, alebo dievčatá narodené v máji 1984.
Vytvorte oblasť kritérií:
Pohlavie Dátum narodenia m 1983 ž 1984-05 Nastavte Rozšírený filter:
- Oblasť zoznamu: Celá tabuľka so zoznamom osôb.
- Oblasť kritérií: Rozsah buniek obsahujúci oblasť kritérií.
- Akcia: Filtrovať zoznam na mieste alebo Kopírovať na iné miesto.
Tipy a triky pre rozšírený filter
- Používajte operátory: V oblasti kritérií môžete používať operátory ako "=", ">", "<", ">=", "<=" na definovanie rozsahu hodnôt.
- Používajte zástupné znaky: Pri filtrovaní textu môžete používať zástupné znaky ako "" (ľubovoľný počet znakov) a "?" (jeden ľubovoľný znak). Napríklad, ak chcete vyhľadať všetky mená začínajúce na "J", môžete použiť kritérium "J".
- Vzorce v kritériách: Ako kritérium je možné použiť vypočítavanú hodnotu, ktorá je výsledkom vzorca. Nepoužívajte menovku stĺpca ako menovku kritérií. Buď nechajte menovku kritérií prázdnu, alebo použite menovku, ktorá nie je zhodná s menovkou stĺpca v rozsahu zoznamu. Ak použijete vo vzorci označenie stĺpca namiesto relatívneho odkazu na bunky alebo názvu rozsahu, Excel zobrazí v bunke, ktorá obsahuje kritérium, chybovú hodnotu - napríklad #NÁZOV? alebo #HODNOTA!
- Rozlišovanie veľkých a malých písmen: Keď Excel filtruje textové údaje, nerozlišuje medzi veľkými a malými písmenami. Vy však môžete použiť vzorec, ktorý uskutoční vyhľadávanie s rozlišovaním veľkých a malých písmen.
- Pomenovanie rozsahov: Rozsah môžete nazvať Kritériá a odkaz na rozsah sa automaticky zobrazí v poli Rozsah kritérií. Takisto môžete definovať názov Databáza pre rozsah zoznamu, ktorý sa má filtrovať, a názov Extrahovať pre oblasť, kam chcete prilepiť riadky.
Alternatívy k rozšírenému filtru
Hoci je rozšírený filter mocný nástroj, existujú aj iné spôsoby filtrovania a analýzy dát v Exceli:
- Automatický filter: Jednoduchší spôsob filtrovania pre základné potreby.
- Kontingenčné tabuľky: Umožňujú sumarizovať a analyzovať dáta rôznymi spôsobmi, vrátane filtrovania.
- Funkcie: Excel ponúka množstvo funkcií na vyhľadávanie a filtrovanie dát, ako napríklad
COUNTIF,SUMIF,VLOOKUPa ďalšie.